Assistante de direction

Mission :
– Assister le directeur/chef de département dans l’exercice de sa fonction.
– Etre support auprès des équipes.
– Participer à la gestion administrative et budgétaire du département.

Activités :
– Assurer le recueil et le contrôle des parapheurs, factures/chèques.
– Etablir les notes de frais du département,
– Assister aux réunions et élaborer les comptes rendus correspondants.
– Organiser les déplacements du Responsable en assurant les différentes réservations (hébergement, transport), les RDV visa au consulat…
– Assurer l’organisation administrative et logistique des réunions, visites (travel request, lettres d’invitations,)…
– Assurer l’assistanat du département : préparation des dossiers, centralisation et traitement des appels et demandes diverses.
– Assurer le suivi des tableaux de bord par la centralisation des indicateurs du département.
– Classement et archivage des ODS
– Organiser les réunions de coordination et du CA
– Prise en charge des publications
– Participer à la gestion du personnel par l’enregistrement des congés, des absences, le suivi des effectifs.
– Assurer le suivi budgétaire du département.
– Traiter et transmettre les différents types d’informations à destination du département, du chef de département ou des autres entités.

Savoir-faire fonctionnels :
– Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint…).
– Comprendre, utiliser et parler l’anglais.
– Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, transmission des messages, synthèse de documents, compte rendu de réunions…).
– connaître les règles de l’unité en matière d’EHS.