Assistant Administratif

Introduction: informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera

Le taux de chômage des femmes reste élevé en Afrique du Nord (18,9 %) comparé à la moyenne mondiale (6,4 %); dans la même lignée, le taux d’emploi des
femmes reste très faible (19,7 %) en Afrique du Nord comparé à la moyenne mondiale (47,8 %). Par ailleurs, selon l’OECD, au Moyen Orient et en Afrique du
Nord, seulement 12 % de femmes gèrent une entreprise contre 33 % de femmes dans le monde entier. La faiblesse de ces chiffres démontre qu’un appui renforcé
 à l’entrepreneuriat et l’auto-emploi des femmes en Afrique du Nord peut créer une grande opportunité d’inclure plus de femmes dans l’économie et de contribuer encore plus à valeur ajoutée économique et sociale dans ces pays. Le présent projet qui est financé par US Department of State’s Office for Global Women’s Issues et mis en place par l’Organisation International de Travail (OIT) a pour objectif d’appuyer le développement de l’entrepreneuriat féminin en Algérie et au Maroc, comme un moyen de contribuer à réduire l’écart entre les hommes et les femmes en termes d’emploi et d’insertion économique à travers l’entrepreneuriat féminin. A cette fin, le projet voudrait appuyer les principaux prestataires de services financiers et non-financiers, notamment les associations des femmes chefs d’entreprises et les services publics d’appui et de promotion de la femme, dans les pays en vue de : (i) identifier les faiblesses dans la prestation des services aux femmes en tenant compte des besoins de celles-ci, (ii) identifier les mesures  pour surmonter ces faiblesses, et (iii) renforcer les capacités et les services disponibles pour mieux appuyer les femmes entrepreneurs. Ce projet se basera sur les travaux en cours de l’OIT dans les deux pays,
en permettant de créer un réseau de formateurs certifiés en formation en gestion d’entreprises et des services de suivi adaptés aux besoins et responsabilités des femmes entrepreneurs (micro et petites) potentielles ou déjà établies. Le projet travaillera avec entre 10 à 20 prestataires de
services, certifiera environ 40 formateurs et atteindra 1500 à 2000 femmes entrepreneurs au courant de sa première année d’activité (septembre 2015 – septembre 2016).

Supervision:
– Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP), il ou elle accomplira les activités des projets à
70% et 30% de ses activités seraient accomplis avec  la coordination de l‘Assistante du Directeur du Bureau du BIT pour le Maghreb, basé à Alger.

Résumé des principales tâches et responsabilités :  
– L’assistant(e) administratif assurera au sein du projet les principales tâches suivantes:

    
Tâches à accomplir :
– Effectuer le  travail administratif y compris l’interprétation, le maintien des documents      officiels et des fichiers ;
– Mener à bien toutes les opérations nécessaires afin d’autoriser et d’effectuer les dépenses du projet, notamment effectuer les calculs, demander des fonds et régler des paiements ;      
– Préparer les opérations financières concernant  les engagements et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des
 ressources ;  
– Fournir au personnel du projet des conseils sur les procédures administratives, sous la supervision de l’Administrateur administrateur et financier du
Bureau d’Alger ;
– Participer à l’organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l’organisation
des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et /ou ateliers ;
– Elaborer  les rapports de réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises lors de ces réunions ;
– Rechercher et préparer les documents administratifs pour le superviseur pour une  utilisation lors des missions officielles, des réunions spéciales.
Recueillir les informations, et préparer des résumés pertinents  pour les missions et les réunions du superviseur ;
– Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts,
– Faire les arrangements de voyage, les réservations d’hôtel et prépare les formulaires d’autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel
du projet ;
– Maintenir et actualiser le répertoire des partenaires du projet ;
– Maintenir le contact avec les partenaires du projet, les agences des Nations Unies, et    fournir le service de protocole tel que requis ;
– Assurer la liaison avec le personnel du projet, le personnel des autres projets à Alger, le personnel du bureau de l’OIT à Alger et  le DWT au Caire ;
– Préparer, de sa propre initiative, les correspondances, les rapports et les justifications d’ordre administratifs (qui peuvent être de nature
confidentielle), attacher les informations nécessaires, maintenir un système de suivi et  porter à l’attention du superviseur les questions qui
nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle ;
– Assurer un flux régulier de la communication des activités du projet par la collecte, la traduction et l’archivage des documentations, des informations
et des correspondances et des articles de presse. Assurer la diffusion du  matériel de communication du projet ;
– Effectuer d’autres tâches assignées par le conseiller technique principal et / ou le Directeur du Bureau du BIT pour le Maghreb basé à Alger
– Apporter un appui additionnel au secrétariat du Directeur du Bureau.

Qualifications requises: Formation, expérience, connaissance linguistique, et  aptitudes professionnelles :
– Formation- Le/la titulaire doit avoir achevé ses études universitaire de premier niveau sanctionné par un diplôme en Gestion/comptabilité/management ou
une
autre formation pertinente décerné par une école de commerce ou de gestion reconnue.
– Expérience – Deux (02) à (06) ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion
administrative et financière dans la gestion des projets.    
– Connaissance linguistique  – Excellente connaissance du français et de l’arabe.
– La connaissance de l’anglais serait un atout.

Aptitudes professionnelles  :
– Parfaite capacité d’utiliser les logiciels de  traitement de texte, des feuilles de calculs, power point  et d’autres logiciels requis pour
l’accomplissement des taches ;
-Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;
-Bonne faculté d’analyse ;
-Aisance dans la communication orale et écrite ;
-Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
-Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
-Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps   ;
-Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
-Avoir le sens des responsabilités et posséder un sens inné du détail ;
-Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
-Aptitude d’adaptation aux changements ;